انبارداری چیست؟

در دنیای پیچیده تجارت امروز مفهوم انبارداری به عنوان یکی از ارکان اساسی بقا و رشد هر سازمان شناخته می شود. این فرایند تنها به معنای نگهداری فیزیکی کالا ها در یک مکان مشخص نیست بلکه یک سیستم جامع و استراتژیک برای مدیریت جریان کالا از زمان ورود تا زمان خروج است. زمانی که درباره این موضوع صحبت می کنیم در واقع به شبکه ای در هم تنیده از عملیات دریافت ثبت نگهداری حفاظت و در نهایت توزیع کالا ها اشاره داریم. شرکت ها و کارخانه های بزرگ بخش قابل توجهی از سرمایه در گردش خود را به شکل مواد اولیه کالای نیمه ساخته یا محصول نهایی در انبار ها ذخیره می کنند.

بنابراین هر گونه ضعف در این بخش می تواند منجر به خسارت های جبران ناپذیر مالی شود. یک سیستم دقیق و کارآمد به مدیران کمک می کند تا از موجودی دقیق خود در هر لحظه آگاه باشند از خواب سرمایه جلوگیری کنند و پاسخ گویی به نیاز مشتریان را به حداکثر برسانند. در اقتصاد مدرن که زنجیره تامین با چالش های متعددی رو به رو است داشتن یک رویه استاندارد برای حفظ کیفیت کالا ها جلوگیری از سرقت یا مفقود شدن اقلام و همچنین بهینه سازی فضای فیزیکی امری کاملا حیاتی به شمار می رود.

علاوه بر این اجرای صحیح این فرایند پایه و اساس گزارش های مالی دقیق را فراهم می آورد زیرا ارزش گذاری موجودی ها مستقیما بر روی سود و زیان نهایی مجموعه تاثیر گذار است. پس درک عمیق این مفهوم گام اول برای ایجاد یک کسب و کار سود آور و پایدار خواهد بود.

اولین مرحله از مراحل انبارداری چیست

برای پیاده سازی یک جریان کاری موفق باید بدانیم که نقطه شروع این چرخه حیاتی کجاست و چگونه باید آن را مدیریت کرد. اولین و شاید مهم ترین مرحله از مراحل انبارداری فرایند پذیرش و تحویل گرفتن کالا یا مواد اولیه است. این مرحله شامل مجموعه ای از اقدامات دقیق کنترلی است که تضمین می کند اقلام ورودی با سفارش های خرید تطابق کامل دارند. هنگامی که محموله ای به سازمان می رسد پرسنل مسئول باید ابتدا اسناد حمل و نقل و بارنامه ها را با دقت بررسی کنند و سپس به بررسی فیزیکی کالا ها بپردازند.

در این بازرسی فیزیکی مواردی مانند تعداد دقیق اقلام سلامت ظاهری بسته بندی ها کیفیت محموله و تاریخ انقضای آن ها مورد ارزیابی قرار می گیرد. هر گونه مغایرت بین کالای دریافتی و اسناد خرید باید در همین مرحله شناسایی و گزارش شود در غیر این صورت سازمان در مراحل بعدی با مشکلات جدی در حساب ها و موجودی خود مواجه خواهد شد. استفاده از فناوری های نوین و یک ماژول انبارداری استاندارد می تواند سرعت و دقت این مرحله را به شدت افزایش دهد و خطای انسانی را به حداقل برساند.

پس از تایید نهایی کیفیت و کمیت کالا ها اسناد رسید ورود صادر می شود و کالا ها برای جای گذاری در قفسه های مشخص شده ارسال می گردند. این فرایند پذیرش پایه و اساس تمام گزارش های بعدی است و هر گونه اهمال کاری در آن می تواند به ثبت اطلاعات نادرست و در نهایت تصمیم گیری های غلط مدیریتی منجر شود.

روش های انبارداری در حسابداری

پس از ورود کالا به سازمان نحوه قیمت گذاری و ارزیابی ارزش این اقلام به یکی از مهم ترین دغدغه های تیم مالی تبدیل می شود. روش های انبارداری در بخش مالی بر اساس استاندارد های حسابداری تعیین می شوند و هدف آن ها مشخص کردن بهای تمام شده کالای فروش رفته و ارزش موجودی پایان دوره است. در یک سیستم انبارداری اصولی سه روش اصلی فایفو لایفو و میانگین موزون کاربرد فراوانی دارند.

روش فایفو یا اولین صادره از اولین وارده بر این فرض استوار است که کالا هایی که زود تر خریداری شده اند زود تر هم به فروش می رسند. این روش برای کسب و کار هایی که با مواد فاسد شدنی سر و کار دارند بسیار ایده آل است. از سوی دیگر روش لایفو فرض می کند آخرین کالای وارد شده اولین کالایی است که خارج می شود هر چند این روش در بسیاری از استاندارد های بین المللی محدود شده است.

برای اجرای دقیق این روش ها نیازمند یک ساختار قدرتمند برای مدیریت انبار هستیم تا تک تک ورود و خروج ها را با ذکر تاریخ و مبلغ ثبت کند. همچنین اجرای فرایند کنترل موجودی به صورت مستمر به مدیران مالی اجازه می دهد تا انحرافات احتمالی بین موجودی واقعی و موجودی دفتری را شناسایی کنند. انتخاب یک روش صحیح نه تنها بر محاسبه سود ناخالص شرکت تاثیر مستقیم دارد بلکه میزان مالیات بر درآمد مجموعه را نیز دست خوش تغییر می کند. بنابراین تعامل نزدیک بین تیم عملیات و تیم مالی برای پیاده سازی این روش ها امری غیر قابل انکار است.

حسابداری انبار چیست

برای درک بهتر جریان مالی در یک کسب و کار باید به بررسی دقیق یکی از شاخه های تخصصی علم مالی بپردازیم که تمرکز آن منحصرا بر روی کالا ها است. حسابداری انبار فرایندی است که طی آن تمامی رویداد های مالی مرتبط با موجودی کالا از جمله خرید نگهداری مصرف و فروش به صورت ریالی و تعدادی ثبت و پردازش می شوند.

در واقع این شاخه از حسابداری پلی ارتباطی بین موجودی فیزیکی و صورت های مالی شرکت ایجاد می کند. در شرکت های تولیدی و بازرگانی بخش عمده ای از دارایی ها در قالب کالا ها نگهداری می شوند و محاسبه دقیق بهای تمام شده این کالا ها نیازمند یک سیستم انبارداری یکپارچه و هوشمند است.

کارشناسان این بخش وظیفه دارند تا با بررسی مستمر کاردکس انبار از صحت ثبت اسناد ورود و خروج اطمینان حاصل کنند. امروزه با پیچیده تر شدن فرایند های تجاری استفاده از روش های دستی دیگر پاسخ گوی نیاز سازمان ها نیست و بهره گیری از یک نرم افزار حسابداری آنلاین به یک ضرورت غیر قابل انکار تبدیل شده است. مجموعه هایی مانند مهر پلاس با ارائه راهکار های جامع تحت وب این امکان را فراهم کرده اند که مدیریت انبار به صورت لحظه ای و با بالاترین سطح امنیت انجام شود.

همچنین برای مطالعه استاندارد های جهانی این حوزه می توانید به مقالات معتبر مانند Inventory Management مراجعه کنید. یک فرایند اصولی کنترل موجودی در این بخش مانع از هدر رفت منابع مالی می شود و شفافیت بی نظیری را برای سهام داران و مدیران ارشد سازمان به ارمغان می آورد.

ماهیت انبار در حسابداری چیست

در ثبت های دو طرفه و سیستم های مالی هر حسابی دارای یک ماهیت مشخص است که رفتار آن حساب را در برابر افزایش و کاهش نشان می دهد. ماهیت انبار در ساختار مالی کاملا بدهکار است زیرا موجودی کالا به عنوان یکی از مهم ترین دارایی های جاری شرکت طبقه بندی می شود. دارایی ها همیشه ماهیت بدهکار دارند و این بدان معناست که هر گاه کالایی خریداری شده و وارد سازمان می شود حساب موجودی کالا بدهکار شده و افزایش می یابد.

در مقابل زمانی که کالا به فروش می رسد یا برای مصرف در خط تولید از سازمان خارج می شود این حساب بستانکار شده و از مانده آن کسر می گردد. درک صحیح این ماهیت بدهکار برای اجرای دقیق فرایند انبارداری بسیار کلیدی است زیرا هر گونه اشتباه در ثبت سند های مرتبط با رسید انبار یا حواله خروج می تواند ترازنامه شرکت را با اختلالات جدی مواجه کند.

از منظر تحلیلی بالا بودن بیش از حد مانده این حساب با ماهیت بدهکار نشان دهنده انباشت سرمایه و کاهش نقدینگی است که می تواند زنگ خطری برای سلامت مالی سازمان باشد. در یک سیستم انبارداری استاندارد مدیران مالی به صورت پیوسته نسبت های گردش کالا را بررسی می کنند تا مطمئن شوند دارایی ها به سرعت به پول نقد تبدیل می شوند. حفظ تعادل در این حساب بدهکار نیازمند سیاست گذاری های دقیق در حوزه خرید فروش و مدیریت انبار است تا از راکد ماندن سرمایه در قفسه ها جلوگیری شود. کنترل موجودی مستمر تنها راه کار تضمین کننده برای حفظ این تعادل است.

شرح وظایف کارشناس حسابداری انبار

فردی که مسئولیت مدیریت مالی کالا ها را بر عهده می گیرد باید دارای دانش تخصصی ترکیبی از اصول مالی و فرایند های زنجیره تامین باشد. کارشناس این حوزه وظایف بسیار حساس و گسترده ای دارد که به طور مستقیم بر روی دقت صورت های مالی سازمان تاثیر می گذارد. یکی از کلیدی ترین وظایف این فرد بررسی دقیق و تطبیق مداوم مقادیر فیزیکی با ارقام ثبت شده در نرم افزار های مالی است. این کارشناس باید هر روز تمامی اسناد مربوط به رسید انبار و حواله های صادر شده را کنترل کند تا هیچ گونه مغایرتی در ثبت ریالی آن ها وجود نداشته باشد.

بررسی کاردکس انبار به صورت روزانه و هفتگی به او کمک می کند تا جریان ورود و خروج کالا را رصد کرده و از انباشت بیش از حد یا کمبود اقلام استراتژیک جلوگیری نماید. همچنین نظارت بر فرایند قیمت گذاری کالا ها بر اساس روش های مصوب شرکت مانند فایفو یا میانگین و محاسبه دقیق بهای تمام شده از دیگر مسئولیت های خطیر این جایگاه شغلی محسوب می شود.

در سازمان هایی که از راهکار های نوین مانند سیستم های مهرسافت استفاده می کنند کارشناسان می توانند با بهره گیری از گزارش های تحلیلی و داشبورد های مدیریتی تمرکز خود را از ثبت های دستی به سمت تحلیل داده ها و کنترل موجودی ارتقا دهند. این کارشناس موظف است با تیم های تدارکات و فروش ارتباط مستمری داشته باشد تا یکپارچگی اطلاعاتی در کل سازمان حفظ شود.

در همین راستا مهم ترین وظایف روزمره این کارشناس به صورت زیر طبقه بندی می گردد:

• کنترل دقیق اسناد ورودی و خروجی و ثبت ریالی آن ها در سیستم مالی.
• محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودی پایان دوره با دقت بالا.
• همکاری مستقیم در اجرای پروژه های شمارش فیزیکی کالا ها در پایان دوره های مالی.
• تهیه گزارش های مدیریتی از میزان ضایعات کالا های آسیب دیده و خواب سرمایه.
• پیگیری رفع مغایرت های احتمالی بین سیستم مالی و موجودی واقعی فیزیکی.

انواع انبار در حسابداری

برای ایجاد نظم و یکپارچگی در ثبت اسناد مالی سازمان ها فضا های نگهداری کالا را بر اساس ماهیت اقلام به دسته بندی های مختلفی تقسیم می کنند. این طبقه بندی به مدیران مالی کمک می کند تا گزارش های تفکیک شده و دقیقی از دارایی های خود داشته باشند. اولین دسته مربوط به مواد اولیه است که اقلام خریداری شده برای استفاده در خط تولید را در خود جای می دهد. این مواد هنوز هیچ گونه تغییر فیزیکی یا شیمیایی نداشته اند و دقیقا به همان شکلی که خریداری شده اند نگهداری می شوند.

دسته دوم شامل کالا های در جریان ساخت است که فرایند تولید روی آن ها آغاز شده اما هنوز به یک محصول نهایی و قابل فروش تبدیل نشده اند. محاسبه ارزش این دسته پیچیدگی های خاص خود را دارد و نیازمند محاسبه هزینه های سربار و دستمزد مستقیم است. دسته سوم به محصولات نهایی اختصاص دارد که کاملا آماده عرضه به مشتریان هستند و ارزش گذاری آن ها نشان دهنده پتانسیل درآمد زایی شرکت است.

علاوه بر این موارد مکان های نگهداری قطعات یدکی ماشین آلات ملزومات اداری و همچنین ضایعات نیز وجود دارند که هر کدام کد گذاری مالی مختص به خود را دارا می باشند. یک فرایند کامل انبارداری باید بتواند تمام این دسته بندی ها را پوشش دهد و یک سیستم انبارداری قدرتمند باید قابلیت ردیابی انتقال کالا بین این فضا های مختلف را فراهم کند. تفکیک اصولی این فضا ها بستر مناسبی را برای اجرای موفق مدیریت انبار فراهم می سازد و کنترل موجودی را برای حسابرسان داخلی و خارجی بسیار آسان تر می کند.

تعریف انبارداری در حسابداری

اگر بخواهیم از منظر تخصصی امور مالی به این موضوع نگاه کنیم تعاریف سنتی و فیزیکی جای خود را به مفاهیم ریالی و کنترلی می دهند. در علم مالی و حسابرسی تعریف انبارداری عبارت است از فرایند شناسایی اندازه گیری ثبت و گزارشگری ارزش ریالی کالا هایی که در مالکیت یک نهاد اقتصادی قرار دارند. این تعریف نشان می دهد که هدف اصلی در اینجا تنها چیدمان فیزیکی قفسه ها نیست بلکه حفظ ارزش دارایی ها و مستند سازی دقیق هر گونه تغییر در حجم یا ارزش آن ها است.

هر کالایی که وارد سازمان می شود نمایان گر خروج وجه نقد یا ایجاد بدهی برای شرکت است بنابراین باید با دقت یک سند بانکی با آن رفتار شود. این فرایند شامل ردیابی مداوم بهای تمام شده کالا ها اعمال هزینه های جانبی مانند حمل و نقل و بیمه بر روی ارزش کالا و محاسبه میزان افت ارزش اقلام فاسد شدنی یا از مد افتاده است. یک ساختار مالی منسجم نیازمند آن است که تمام این رویداد ها در لحظه وقوع در دفاتر یا نرم افزار های مربوطه منعکس شوند.

حسابرسان هنگام بررسی صورت های مالی توجه ویژه ای به این بخش دارند زیرا هر گونه تحریف در ارزش موجودی ها می تواند منجر به ارائه اطلاعات گمراه کننده به سهام داران شود. بنابراین اجرای صحیح اصول انبارداری در این سطح نیازمند ترکیبی از مهارت های تحلیل مالی تسلط بر قوانین مالیاتی و دقت بالا در جزئیات عملیاتی است که به شفافیت نهایی منجر می گردد.

شرح وظایف حسابدار اموال و انبار

در بسیاری از سازمان های متوسط و بزرگ به دلیل حجم بالای عملیات و برای ایجاد کنترل های داخلی قوی تر وظایف مربوط به دارایی های ثابت و موجودی کالا در قالب یک جایگاه شغلی ترکیب یا به صورت موازی مدیریت می شوند. حسابدار اموال و کالا ها شخصی است که نه تنها وظیفه ردیابی موجودی های مصرفی و قابل فروش را بر عهده دارد بلکه باید بر روی دارایی های ثابت مشهود مانند ماشین آلات تجهیزات رایانه ای و اثاثیه اداری نیز نظارت کامل داشته باشد.

از مهم ترین وظایف این فرد می توان به پلاک کوبی تمامی اموال خریداری شده و ثبت آن ها در دفتر اموال شرکت اشاره کرد. این کارشناس باید به صورت دوره ای استهلاک دارایی های ثابت را محاسبه کرده و در دفاتر مالی ثبت نماید تا ارزش خالص دارایی ها همیشه به روز باشد. علاوه بر این ردیابی جا به جایی اموال بین بخش های مختلف سازمان و ثبت فرم های نقل و انتقال از دیگر مسئولیت های کلیدی این شخص است. از منظر کالا ها نیز او باید تمام فرایند های مرتبط با انبارداری را به دقت اجرا کند.

در نرم افزار های جامع مانند سیستم های یکپارچه مهر پلاس امکان مدیریت هم زمان اموال و موجودی کالا در زیر سیستم های متصل به هم فراهم شده است که کار این متخصصان را بسیار ساده تر و دقیق تر می کند. همچنین مدیریت اجرایی و نظارت بر صحت اجرای پروژه عظیم انبارگردانی پایان سال به منظور تطبیق دارایی های فیزیکی با دفاتر مالی از وظایف فوق العاده حساس این جایگاه شغلی به شمار می آید.

تفاوت انباردار و حسابدار انبار

یکی از اشتباهات رایج در بسیاری از کسب و کار های نوپا یکی دانستن وظایف پرسنل فیزیکی و پرسنل مالی در بخش کالا ها است. برای داشتن یک ساختار کنترلی قوی باید مرز های مشخصی بین این دو نقش اساسی ترسیم شود.

شخصی که در محیط فیزیکی کار می کند و به عنوان انباردار شناخته می شود عمدتا مسئولیت دریافت فیزیکی اقلام چیدمان اصولی آن ها در قفسه ها حفظ امنیت محیط و جلوگیری از آسیب دیدن کالا ها را بر عهده دارد. تمرکز این فرد بر روی ابعاد فیزیکی وزن تعداد و سلامت ظاهری کالا ها است و ابزار کار او شامل تجهیزات جا به جایی فرم های رسید فیزیکی و اسکنر های بارکد می باشد.

اما در سمت دیگر طیف حسابدار مستقر در بخش مالی قرار دارد که با ارزش ریالی کالا ها سر و کار دارد. این فرد ممکن است حتی هرگز کالا ها را از نزدیک نبیند اما وظیفه دارد تا اسناد صادر شده توسط تیم اجرایی را به زبان اعداد و ارقام مالی ترجمه کند. تمرکز شخص مالی بر روی محاسبه بهای تمام شده بررسی اسناد خرید از نظر قوانین مالیاتی و تطبیق موجودی ریالی با حساب های کل و معین است.

در واقع یک فرایند انبارداری بی نقص زمانی شکل می گیرد که این دو جایگاه کاملا از یکدیگر مستقل باشند اما به صورت یکپارچه و هماهنگ اطلاعات خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند تا احتمال تقلب و سوء استفاده مالی به صفر برسد.

حسابدار انبار کیست

با توجه به تمامی مباحث مطرح شده اکنون می توانیم تعریف دقیق و جامعی از این نقش کلیدی در سازمان ارائه دهیم. این شخص یک متخصص مالی با تجربه است که دیدگاه عمیقی نسبت به جریان گردش کالا و تاثیر آن بر روی سود آوری شرکت دارد.

او همانند یک دیده بان هوشیار تمام ورودی ها و خروجی های سازمان را از لنز اعداد و ارقام بررسی می کند و اجازه نمی دهد هیچ گونه نشتی مالی در زنجیره تامین رخ دهد. این فرد نه تنها باید بر اصول کلاسیک حسابداری تسلط کامل داشته باشد بلکه باید بتواند با نرم افزار های پیشرفته سازمانی کار کند داده های خام را به گزارش های مدیریتی قابل فهم تبدیل نماید و با تحلیل دقیق رفتار حساب ها به مدیران ارشد در تصمیم گیری های استراتژیک یاری برساند.

حضور چنین فردی در تیم مالی باعث می شود تا شرکت بتواند از دارایی های خود به بهترین شکل ممکن محافظت کند و هزینه های غیر ضروری ناشی از کسری کالا یا خواب سرمایه را به حداقل برساند. در سازمان هایی که از محصولات مهرسافت استفاده می کنند این افراد به یک تحلیل گر قدرتمند تبدیل می شوند. در نهایت این تخصص ضامن بقای مالی سازمان در بازار های رقابتی امروز است. امیدواریم این مقاله توانسته باشد دیدگاه روشنی از این مفاهیم پیچیده به شما ارائه دهد.

از شما دعوت می کنیم تا نظرات ارزشمند و تجربیات خود را در بخش دیدگاه ها با ما و سایر خوانندگان به اشتراک بگذارید و برای مطالعه مقالات تخصصی بیشتر صفحات دیگر وب سایت ما را مورد بررسی قرار دهید.