erp در حسابداری چیست؟

در دنیای پرشتاب تجارت امروز، مدیریت اطلاعات و منابع سازمان به یکی از اصلی ترین چالش های مدیران تبدیل شده است. دیگر نمی توان با استفاده از فایل های اکسل پراکنده یا نرم افزارهای جزیره ای که هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارند، یک کسب و کار رو به رشد را هدایت کرد.

اینجا است که مفهوم یکپارچگی و سیستم های جامع وارد میدان می شوند. شاید بارها نام ERP را شنیده باشید اما دقیقاً ندانید که این سیستم چگونه می تواند قلب تپنده سازمان شما، یعنی واحد مالی را متحول کند. استفاده از erp در حسابداری نه تنها فرآیندهای ثبت سند و گزارش گیری را ساده می کند، بلکه دیدی ۳۶۰ درجه از تمام فعالیت های شرکت به مدیران ارشد ارائه می دهد.

مفهوم اصلی برنامه ریزی منابع سازمانی و جایگاه آن در امور مالی

استفاده از erp در حسابداری به معنای به کارگیری یک راهکار نرم افزاری جامع است که تمام بخش های عملیاتی یک سازمان را به یکدیگر متصل می کند.

برنامه ریزی منابع سازمانی یا Enterprise Resource Planning که به اختصار ERP نامیده می شود، فراتر از یک نرم افزار ساده است. این سیستم مجموعه ای از ماژول های به هم پیوسته است که جریان اطلاعات را بین تمام واحدها، از انبار و فروش گرفته تا تولید و منابع انسانی، تسهیل می کند. در گذشته، واحد حسابداری مجبور بود منتظر بماند تا اطلاعات فروش یا انبار به صورت دستی یا فایل های جداگانه به دست آن ها برسد. این پروسه نه تنها زمان بر بود، بلکه احتمال خطای انسانی را به شدت افزایش می داد. اما با ورود سیستم های مدرن، تمام تراکنش ها به صورت آنی در دفاتر مالی ثبت می شوند.

سیستم مدیریت منابع سازمانی و ارتباط آن با erp در حسابداری

زمانی که از مدیریت منابع سازمانی صحبت می کنیم، منظور ما مدیریت بهینه تمام دارایی ها، نیروی انسانی، مواد اولیه و سرمایه های نقدی است. در مرکز این مدیریت، بخش مالی قرار دارد. هر اتفاقی که در سازمان رخ می دهد، در نهایت یک اثر مالی دارد. خرید مواد اولیه، فروش کالا، پرداخت حقوق و یا استهلاک دستگاه ها، همگی باید در سیستم مالی ثبت شوند. ارتباط مستقیم ماژول های عملیاتی با هسته مالی، جوهره ی اصلی erp در حسابداری است. نرم افزار erp تضمین می کند که هیچ داده ای گم نمی شود و دوباره کاری در ثبت اطلاعات رخ نمی دهد. این موضوع برای شرکت هایی که حجم تراکنش بالایی دارند حیاتی است.

اگر شما به دنبال یک راهکار مدرن هستید، استفاده از یک نرم افزار حسابداری آنلاین که قابلیت یکپارچگی با سایر بخش ها را داشته باشد، اولین قدم برای ورود به دنیای ERP است. این نرم افزارها به مدیران اجازه می دهند تا در هر لحظه و از هر مکان به اطلاعات حیاتی دسترسی داشته باشند.

تاریخچه پیدایش و تکامل سیستم های erp در حسابداری

در دهه ۱۹۶۰ میلادی، تمرکز اصلی بر روی سیستم های کنترل موجودی و برنامه ریزی نیازمندی های مواد (MRP) بود. این سیستم ها بیشتر در کارخانه ها کاربرد داشتند. با گذشت زمان و در دهه ۱۹۹۰، گارتنر اصطلاح ERP را برای توصیف سیستم هایی که فراتر از تولید بودند و شامل حسابداری، منابع انسانی و فروش می شدند، ابداع کرد.

تکامل این سیستم ها باعث شد تا مفهوم erp در حسابداری شکل جدی تری به خود بگیرد. امروزه با پیشرفت تکنولوژی ابری (Cloud) و وب، دسترسی به این سیستم ها بسیار ساده تر و ارزان تر شده است. برندهایی مانند مهرسافت با ارائه راهکارهای تحت وب، این تکامل را به خوبی در محصولات خود پیاده سازی کرده اند تا کسب و کارهای ایرانی نیز بتوانند همگام با استانداردهای جهانی پیش بروند.

تفاوت نرم افزار حسابداری سنتی و erp در حسابداری

بسیاری از افراد تصور می کنند که خرید یک نرم افزار حسابداری گران قیمت معادل داشتن یک سیستم ERP است، اما این یک تصور اشتباه است. تفاوت های بنیادی میان این دو وجود دارد که درک آن ها برای انتخاب درست حیاتی است. نرم افزار حسابداری مستقل، تنها بر روی تراکنش های مالی تمرکز دارد: بدهکار، بستانکار، ترازنامه و صورت سود و زیان. اما یک سیستم مدیریت منابع سازمانی، نگاهی فرآیند محور دارد.

مقایسه یکپارچگی داده ها در سیستم های مالی و erp در حسابداری

در یک نرم افزار حسابداری معمولی، اطلاعات انبار یا فروش باید به صورت دستی یا از طریق ایمپورت فایل اکسل وارد سیستم شود. این یعنی داده ها “در لحظه” نیستند. اما در مدل erp در حسابداری، زمانی که یک کالا از انبار خارج می شود، سیستم به صورت خودکار سند کسر از موجودی را صادر می کند، بهای تمام شده را محاسبه می کند و سند فروش را ثبت می نماید. این سطح از یکپارچگی باعث می شود که مغایرت های بین انبار و حسابداری که کابوس بسیاری از حسابداران است، به صفر نزدیک شود. سیستم erp به مثابه یک سیستم عصبی مرکزی عمل می کند که تمام اعضای بدن سازمان را هماهنگ می کند.

گستردگی عملکرد و ماژول ها در برابر erp در حسابداری

برای درک بهتر تفاوت ها، به جدول زیر توجه کنید که مقایسه ای بین این دو سیستم ارائه می دهد:

همان طور که مشاهده می کنید، اگرچه هزینه پیاده سازی erp ممکن است بالاتر باشد، اما ارزشی که از طریق حذف دوباره کاری ها و افزایش بهره وری ایجاد می کند، بسیار بیشتر است.

اجزای تشکیل دهنده و ماژول های اصلی در یک سیستم جامع

یک سیستم ERP استاندارد از چندین ماژول تشکیل شده است که مانند قطعات یک پازل در کنار هم قرار می گیرند. هر سازمان بسته به نیاز خود می تواند تعدادی از این ماژول ها را فعال کند. اما نکته مهم این است که تمام این ماژول ها به یک پایگاه داده مشترک متصل هستند.

نقش حیاتی ماژول مالی و erp در حسابداری

هسته مرکزی هر سیستم ERP، ماژول مالی آن است. این بخش وظیفه جمع آوری داده های مالی از سایر بخش ها و تبدیل آن ها به گزارش های استاندارد حسابداری را بر عهده دارد. دفتر کل، حساب های دریافتنی و پرداختنی، مدیریت نقدینگی و دارایی های ثابت، همگی در این بخش مدیریت می شوند. قدرت واقعی erp در حسابداری زمانی نمایان می شود که مدیر مالی می تواند با یک کلیک، تاثیر تغییر قیمت مواد اولیه در خط تولید را بر روی حاشیه سود نهایی مشاهده کند. این سطح از شفافیت در سیستم های جزیره ای غیرممکن است.

ارتباط مدیریت زنجیره تامین با erp در حسابداری

یکی از چالش های بزرگ شرکت های بازرگانی و تولیدی، مدیریت موجودی کالا است. استفاده از ماژول انبارداری پیشرفته که به سیستم حسابداری متصل باشد، می تواند از بلوکه شدن سرمایه در انبار جلوگیری کند. وقتی بخش خرید، سفارشی را ثبت می کند، سیستم ERP به صورت خودکار تعهدات مالی آن را در حسابداری پیش بینی می کند. زمانی که کالا وارد انبار می شود، سند رسید انبار صادر و همزمان سند بدهی به تامین کننده در حسابداری ثبت می گردد. این هماهنگی دقیق بین زنجیره تامین و erp در حسابداری باعث می شود تا جریان نقدینگی سازمان به بهترین شکل مدیریت شود.

تاثیر سیستم حقوق و دستمزد بر کارایی erp در حسابداری

محاسبه حقوق و دستمزد یکی از پیچیده ترین و حساس ترین بخش های حسابداری است. در سیستم های ERP، ماژول منابع انسانی (HR) اطلاعات کارکرد، مرخصی و ماموریت پرسنل را ثبت می کند و ماژول حقوق و دستمزد به صورت اتوماتیک بر اساس قوانین تعریف شده، فیش حقوقی را صادر و سند حسابداری آن را ثبت می کند. این یکپارچگی نه تنها سرعت محاسبات را بالا می برد، بلکه از بروز اشتباهات محاسباتی که می تواند منجر به نارضایتی پرسنل یا جریمه های بیمه و مالیات شود، جلوگیری می کند. مهرسافت با ارائه ماژول های تخصصی حقوق و دستمزد، این فرآیند را برای شرکت های ایرانی با قوانین پیچیده کار و تامین اجتماعی، بسیار ساده کرده است.

• بهبود فرآیند جذب و استخدام و تاثیر بودجه ای آن
• محاسبه دقیق پاداش و پورسانت فروش و ثبت آنی در حساب ها
• مدیریت وام ها و مساعده های پرسنلی و کسر خودکار

چرا کسب و کارها باید به سمت استفاده از erp در حسابداری حرکت کنند؟

شاید بپرسید آیا کسب و کار من واقعاً به چنین سیستمی نیاز دارد؟ پاسخ کوتاه این است که اگر می خواهید رشد کنید و در بازار رقابتی باقی بمانید، بله. مزایای erp بسیار فراتر از راحتی کار حسابداران است.

کاهش هزینه های عملیاتی با پیاده سازی erp در حسابداری

یکی از ملموس ترین مزایای erp در حسابداری، کاهش هزینه ها است. زمانی که فرآیندها اتوماتیک می شوند، نیاز به نیروی انسانی برای ورود اطلاعات تکراری کاهش می یابد. همچنین، با کنترل دقیق موجودی انبار و جلوگیری از ضایعات یا خرید بیش از حد، هزینه های نگهداری کاهش پیدا می کند. سیستم های یکپارچه به شما نشان می دهند که کدام محصولات سودآور هستند و کدام یک زیان ده، تا بتوانید سبد محصولات خود را بهینه کنید. برند مهر پلاس با ارائه راهکارهای تحت وب، حتی هزینه های سخت افزاری و نگهداری سرور را نیز برای مشتریان خود کاهش داده است.

بهبود تصمیم گیری مدیران با گزارش های erp در حسابداری

مدیران برای تصمیم گیری نیاز به اطلاعات دقیق و به روز دارند. در سیستم های سنتی، تهیه گزارش سود و زیان ممکن است روزها یا هفته ها بعد از پایان ماه طول بکشد. اما با erp در حسابداری، گزارش ها به صورت لحظه ای (Real-time) در دسترس هستند. داشبوردهای مدیریتی به شما اجازه می دهند تا شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را در هر لحظه رصد کنید. آیا فروش در این هفته نسبت به هفته قبل کاهش داشته است؟ آیا نقدینگی برای پرداخت حقوق ماه آینده کافی است؟ پاسخ تمام این سوالات در چند ثانیه آماده است.

امنیت اطلاعات و داده ها در بستر erp در حسابداری

داده های مالی، محرمانه ترین دارایی یک شرکت هستند. سیستم های ERP مدرن دارای سطوح دسترسی پیشرفته هستند. شما می توانید مشخص کنید که هر کاربر دقیقاً به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد. علاوه بر این، سیستم های ابری و تحت وب معتبر مانند مهرسافت، از پروتکل های امنیتی پیشرفته و نسخه پشتیبان گیری اتوماتیک استفاده می کنند تا خطر از دست رفتن اطلاعات بر اثر ویروس، خرابی هارد یا حوادث فیزیکی به صفر برسد. امنیت داده در erp در حسابداری بسیار بالاتر از فایل های اکسلی است که به راحتی قابل کپی برداری هستند.

چالش های پیاده سازی و نکات مهم قبل از خرید سیستم

اگرچه مزایای erp بسیار زیاد است، اما پیاده سازی آن بدون چالش نیست. تغییر سیستم نرم افزاری در یک سازمان مانند جراحی قلب باز است و نیاز به دقت و برنامه ریزی دارد. شکست در پیاده سازی ERP می تواند هزینه های سنگینی به بار آورد.

بررسی زیرساخت های لازم برای استقرار erp در حسابداری

قبل از هر چیز باید نیازهای سازمان خود را بشناسید. آیا اینترنت پایدار دارید؟ آیا سخت افزارهای شما به روز هستند؟ البته با استفاده از سیستم های تحت وب (Cloud-based)، نگرانی های سخت افزاری تا حد زیادی برطرف می شود. نکته مهم دیگر، اصلاح فرآیندها است. پیاده سازی erp در حسابداری روی فرآیندهای غلط، تنها باعث تسریع در تولید نتایج غلط می شود. قبل از خرید نرم افزار، باید جریان کارهای خود را استانداردسازی کنید.

برای مطالعه بیشتر درباره استانداردهای جهانی ERP می‌توانید به این مقاله در Investopedia مراجعه کنید.

اهمیت آموزش کارکنان برای کار با erp در حسابداری

یکی از اصلی ترین دلایل شکست پروژه های نرم افزاری، مقاومت کارکنان در برابر تغییر است. پرسنلی که سال ها با یک سیستم قدیمی کار کرده اند، ممکن است در برابر یادگیری سیستم جدید مقاومت کنند. آموزش صحیح و پشتیبانی مداوم کلید موفقیت است. شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید خدمات پشتیبانی قوی داشته باشد تا در زمان بروز مشکل، کاربران را راهنمایی کند. مهرسافت با تکیه بر ۳۰ سال تجربه، اهمیت خدمات پس از فروش و آموزش را به خوبی درک کرده و در کنار مشتریان خود می ایستد.

آینده مدیریت مالی با erp در حسابداری و هوش مصنوعی

آینده حسابداری با تکنولوژی های جدید گره خورده است. سیستم های مدرن ERP در حال ادغام با هوش مصنوعی (AI) هستند تا بتوانند الگوهای مالی را شناسایی کرده و حتی آینده را پیش بینی کنند. تصور کنید سیستمی که بتواند جریان نقدینگی شما را برای ۶ ماه آینده پیش بینی کند یا تقلب های مالی را قبل از وقوع شناسایی نماید. آینده erp در حسابداری به سمت هوشمندتر شدن و خودکارسازی کامل می رود.

حرکت به سمت سیستم های یکپارچه دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه یک ضرورت برای بقا است. اگر می خواهید کسب و کار خود را به سطح بالاتری ببرید، زمان آن رسیده که با سیستم های سنتی خداحافظی کنید و به دنیای مدرن ERP قدم بگذارید.